Comment le groupe UP a réussi la transition de son siège social

Il se devait d’être « représentatif des valeurs de la coopérative », « obtenir l’adhésion de tous les sociétaires » et « marquer une nouvelle dynamique ». Telles étaient les spécificités énoncées par Youssef Achour, président du groupe UP, au sujet du nouveau siège social de la coopérative lors de son inauguration à la presse en avril dernier. Ce déménagement constitue le second temps fort de 2023 pour UP : en janvier, les salariés-sociétaires ont voté la modification des statuts de la coopérative pour en faire la première société coopérative et participative (Scop) à mission, entrainant le changement de nom de la maison-mère en Upcoop.

Cinq mois plus tard, les collaborateurs/sociétaires ont pris possession des lieux et la greffe semble avoir bien pris. Le fruit d’un travail cohérent sur le site, venu ponctuer une démarche de co-construction entre les parties prenantes du projet dès le départ.

Services : numérique et vie de quartier

C’était l’un des enjeux du déménagement du siège social pour le groupe : outre résoudre l’équation financière d’un précédent QG devenu bien trop vaste (Upcoop passe de 30 000 m² à 15 400 m²), la coopérative souhaitait offrir à ses sociétaires un cadre plus pratique et serviciels. Sans délaisser le territoire de Gennevilliers auquel elle est attachée - les sociétaires ont pu voter pour l’emplacement du siège -, l’entreprise s’est rapprochée du RER C et de la ligne 14, avec la perspective de la ligne 15 qui desservira les Grésillons.

« L’environnement local est aussi vecteur de vie sociale pour les occupants. En tant qu’éditeur de titres-restaurants, nous œuvrons à travailler avec les acteurs de restauration environnants afin de pouvoir disposer d’une offre plus variée que dans notre précédente implantation », souligne Julien Foucher, directeur immobilier et environnement de travail du groupe UP.

À l’intérieur du bâtiment aussi, des lieux de vie et de convivialité autour du food & beverage parsèment les étages. Chaque niveau dispose d’une tisanerie, générateur de rencontres informelles. Au 6^e étage, le kiosque est opéré par Foodles, qui met aussi à disposition quelques frigos connectés. La connectivité et le numérique sont d’ailleurs les piliers de l’offre servicielle du groupe UP. « Nous souhaitons que les usages des collaborateurs soient sans couture : tous les outils sont simples d’utilisation, à l’image du système de réservation des places de parking ou du ticketing pour les incidents techniques gérés par Merci Yanis, en relation direct avec le mainteneur de l’immeuble pour optimiser les interventions », décrit Julien Foucher.

Une approche qui s’accompagne d’un travail d’acculturation aux usages numériques, facilité notamment au travers la mise à disposition d’un IT bar. « Cet espace à vocation à évoluer en un hub multi directions (IT, workplace, RH) avec des permanences tournantes au cours de la semaine », indique Julien Foucher. Par ailleurs soucieux de la qualité de vie et des conditions de travail de ses sociétaires, le groupe UP met à disposition une salle de sport ainsi que des pédaliers Eveia - primé à Worknight 2023 - pour limiter les effets de la sédentarité. « À terme, notre ambition est d’améliorer les niveaux de services répondants aux standards de l’Hospitality Management et respectant notre culture », complète le directeur immobilier et environnement de travail.

Un QG à l’image des engagements du groupe

Comme cela fut mis en avant en avril, UP Gardens donne - comme il est de rigueur pour les opus neufs - des gages sur le plan environnemental. L’immeuble bénéficie des certifications et labels HQE niveau Excellent, Breeam niveau Very Good ou encore WiredScore niveau Gold, et UP est engagé en outre dans la démarche OsmoZ.

« Ce bâtiment est parfaitement aligné dans sa conception avec les engagements RSE du groupe, souligne Julien Foucher. GA Smart Building a utilisé son procédé constructif hors-site, a eu recours au réemploi pour les peintures ou les faux planchers et a pu acheminer une partie des matériaux par la Seine via le port de Gennevilliers », cite-t-il.

Lors de son déménagement, UP a aussi pu mettre en œuvre des démarches vertueuses. Ainsi, tout le mobilier ou les équipements en surplus tels que ceux de la salle de sport dont la nouvelle surface est plus réduite ont été distribués soit aux autres sites du groupe soit à des associations. Quant aux 750 postes de travail individuels disponibles dans UP Gardens, ils proviennent tous de l’ancien siège social.

Fruit d’une co-construction

Outre ces 750 postes, l’immeuble propose en tout « 2 000 postures de travail », précise Julien Foucher. « Ce chiffre conséquent nous permet de fonctionner sans un système de réservation d’espace bien que le principe du flex office soit en vigueur. Cela étant, nous avons conçu les lieux avec des territoires d’équipes et l’on constate que les collaborateurs ont tendance à occuper plus ou moins la même place », commente Julien Foucher.

Pour les employés les plus nomades, UP Gardens offre donc pléthore de possibilités pour travailler - bureau, salle de réunion, bulles, rooftop, tisanerie - d’autant plus que les solutions développées par Osol permettent une bonne connexion partout. Et à l’instar d’un modèle récurrent dans les aménagements récents, tout le monde est logé à la même enseigne : tous les plateaux disposent d’un mobilier identique et le personnel dirigeant ne jouit pas de bureau privatif.

L’aménagement des plateaux a été conçu en fonction des besoins métiers qui ont pu s’exprimer tout au long du processus de transition d’un siège à l’autre. « C’est là l’une des caractéristiques fortes de ce projet : les collaborateurs ont été acteurs dès le début au travers d’ambassadeurs qui représentaient chaque équipe », met en exergue Hanane Yazidi, responsable de la transformation et de l’accompagnement au changement.

Ces ambassadeurs ont notamment pu faire remonter les problématiques liés à l’inclusion des personnes en situation de handicap. « Ces sujets nécessitent un équilibre entre prise en compte des spécificités et respect de la vie privée, et ce dialogue a permis que l’arrivée au sein d’UP Gardens se passe au mieux pour les personnes concernées. La participation des ambassadeurs se poursuivra jusqu’à la fin de l’année afin de pouvoir faire des retours d’expérience sur l’usage du site », indique Hanane Yazidi.

Après quelques mois d’usage, même si les exigences techniques habituelles d’un nouveau site restent à consolider, les indicateurs sont au vert. « Du lundi au jeudi, notre taux d’occupation varie entre 60 et 75 % », se réjouit Julien Foucher. En étant à l’écoute des futurs occupants et assurant l’essentiel avec un environnement immédiat plus attractif, Upcoop a réussi la transition de son siège social.