Fanny Lamarque (Keolis) : « Mon arrivée doit redynamiser l’environnement travail au sein du groupe »

En tant que nouvelle directrice de l’environnement de travail de Keolis, quelles sont vos principales missions ?

Mon recrutement par Keolis avait pour but d’incarner la nouvelle génération de DET et de redynamiser l’environnement travail au sein du groupe. Ma mission première porte sur le nouveau siège social, puisque l’entreprise va déménager le 19 octobre, passant du 9^e arrondissement de Paris à La Défense. Cela implique beaucoup de changements pour tous les collaborateurs et pour le groupe qui a toujours été basé à Paris jusqu’à présent. Mon objectif est de donner envie aux collaborateurs d’adhérer à ce changement, leur donner envie de venir au bureau.

En quoi ce déménagement représente-t-il un virage pour l’entreprise ?

Le précédent siège de Keolis était un bâtiment haussmannien, avec toutes les contraintes techniques qui peuvent s’y imposer. Keolis était installé depuis neuf ans et rien n’avait été modernisé : les 550 collaborateurs occupaient 10 000 m², dans des aménagements obsolètes avec des bureaux cloisonnés et du mobilier très peu moderne.

L’image du groupe avait besoin de se moderniser.

De fait, il n’y avait pas vraiment de synergie et de collaboration, et l’image du groupe avait besoin de se moderniser. En l’occurrence, le nouveau bâtiment - le Sunside - a une surface plus réduite d’environ 5 000 m², et fait la part belle aux espaces collaboratifs, aux salles de réunion, aux zones informelles et aux principes du flex office.

Pourquoi Keolis a porté son choix sur La Défense pour son nouveau siège ?

Le bail du précédent siège arrivait à échéance, et avec l’évolution des loyers, il était devenu trop couteux de louer 10 000 m² en plein 9^e arrondissement, surtout lorsque les salariés aspirent à faire du télétravail. Plusieurs propositions ont été faites, comme Saint-Ouen et le 13^e arrondissement. La première a fait l’objet d’un refus catégorique des instances représentatives du personnel et des ambassadeurs consultés parmi les collaborateurs, à cause du déficit d’accessibilité.

La Défense présente un bien meilleur rapport qualité/prix du loyer, bénéficiant des réseaux de transports et d’une offre de services satisfaisante.

La piste du 13^e arrondissement a eu plus de crédits, mais ne réglait pas la question du coût du loyer parisien et, en outre, ne disposait pas forcément des actifs conformes aux souhaits de modernité en termes d’aménagement.

La Défense présente un bien meilleur rapport qualité/prix du loyer, bénéficiant des réseaux de transports et d’une offre de services satisfaisante, d’autant plus que c’est un quartier d’affaires dont la mutation est enclenchée vers une plus grande place à la nature.

Comment procédez-vous pour agir en amont de l’emménagement ?

Pour l’heure, je m’imprègne du projet en étudiant les installations, le mobilier et les aménagements. Je rencontre aussi les prestataires qui vont nous accompagner dans la gestion du site, que ce soient les équipes de nettoyage, la gestion des déchets, la restauration, la conciergerie, l’accueil, etc. Cela me permet de faire connaissance et de m’assurer que ces services correspondent aux nouveaux critères pour la bonne mise en place du flex office en open space. Pour le moment, nous avons établi la théorie sur le papier, mais il s’agit de voir si des ajustements et des nouveautés sont à inclure.

Le flex office va représenter une évolution majeure par rapport à des bureaux cloisonnés précédemment. Comment comptez-vous réussir cette acculturation ?

D’abord en maintenant une certaine compartimentation des différentes équipes - juristes, assureurs, acheteurs, communication/marketing, ressources humaines, commerciaux et services financiers - afin qu’elles puissent travailler en synergie avec leurs collègues et non pas être éparpillés sur les quatre étages.

À moyen terme, l’idée est de pouvoir créer un petit comité de pilotage sur les innovations et pouvoir partager les bonnes pratiques qui peuvent être mises en place dans les autres sites Keolis

Ensuite, nous avons recours à une application qui permet à chaque collaborateur de déclarer ses jours de télétravail et de réserver sa position quand il vient au bureau. Cela va même un peu plus loin parce que l’application va, en analysant les habitudes des uns et des autres, générer un algorithme de préconisation des postes de travail susceptibles de convenir à l’utilisateur, en fonction de la fréquence à laquelle on s’installe à une place, celle ou d’autres collègues peuvent aussi s’installer là, etc. Chacun pourra ainsi être positionner pas toujours au même endroit, mais dans le même secteur, ce qui facilite la bonne mise en pratique et limite l’effet « premier arrivé, premier servi ».

En matière de services, que souhaitez-vous mettre en place sur le siège ?

Parmi les sujets principaux, il y a notamment celui de la restauration. Précédemment, elle se déroulait en dehors du siège, dans un RIE partagé avec une d’autres entreprises. Dans notre nouveau siège, la restauration se fera au sein du bâtiment, dans un lieu dédié en partie à Keolis et qui sera bien plus agréable. Pour le reste, mon arrivée a justement pour but d’imaginer les services et les animations en collaboration avec les équipes, notamment la direction de la communication et la direction des ressources humaines. Dans ce qui existe, nous avons créé une vaste cafétéria avec un grand espace coworking, avec de la végétalisation. Nous avons également accès à une conciergerie avec une dimension d’hospitality management, et des animations pour favoriser le collectif que je dois encore développer.

Une fois que les services essentiels seront bien en place sur le siège, je pourrais agir sur d’autres sujets, comme la dématérialisation du courrier ou la création d’un distributeur de fournitures de bureau, qui permettra de réduire notre charge financière en donnant accès aux collaborateurs au strict minimum. À moyen terme, l’idée est de pouvoir créer un petit comité de pilotage sur les innovations et pouvoir partager les bonnes pratiques qui peuvent être mises en place dans les autres sites Keolis, en France et à l’international.