Flex office : origine, avantages et fonctionnement
Le | Modes de travail
Le concept de flex office transforme la manière dont les entreprises organisent leurs espaces de travail et s’adapte aux exigences des salariés modernes. Avec l’essor du télétravail et des nouveaux modes de travail, ce modèle s’est imposé comme une solution d’optimisation des surfaces de bureaux. Dans cet article, nous explorerons la définition du flex office, son origine, son évolution et ses avantages.
Compréhension globale du concept de flex office
Le flex office représente une évolution significative dans la manière dont les entreprises organisent leurs espaces de travail. En offrant flexibilité, collaboration et optimisation de l’espace, ce modèle répond aux besoins des travailleurs modernes et des entreprises en quête de réduction des coûts. En comprenant et en adoptant le flex office, les sociétés peuvent créer des environnements de travail plus dynamiques et efficaces pour les salariés. Cette approche favorise la productivité et le bien-être des employés.
Origine du flex office
Fondamentalement, le flex office — parfois décrit comme un aménagement en espace dynamique — désigne un modèle particulier d’agencement de bureau. Dans ce contexte précis, les employés ne disposent pas de poste de travail attitré, mais partagent des espaces modulables en fonction de leurs besoins quotidiens. Ce concept met l’accent sur la flexibilité et l’adaptabilité des missions des salariés. Il permet aux employés de choisir leur espace de travail en fonction des tâches spécifiques à accomplir.
La notion du flex office a émergé dans les années 2000 avec la croissance des technologies de l’information et de la communication (TIC). Ce mode d’aménagement a rendu le travail à distance plus accessible et a augmenté la nécessité de flexibiliser les espaces de bureau.
Au cours des années 2010, le flex office a gagné en popularité, surtout dans les grandes entreprises et les startups. L'essor du coworking et des espaces partagés a également contribué à la diffusion de ce modèle de travail. Les entreprises ont commencé à voir le flex office comme une manière de réduire les coûts immobiliers tout en offrant un environnement plus dynamique et collaboratif aux salariés. La pandémie de COVID-19 a fini de généraliser l’adoption du télétravail et, par corollaire, du concept de flex office.
Quel lien existe-t-il entre le télétravail et le flex office en entreprise ?
Lors de sa mise en œuvre massive et forcée en 2020 pour s’adapter à la pandémie de COVID-19, le télétravail a tenu beaucoup de promesses. Il a démontré que de nombreux employés peuvent être productifs en dehors des bureaux traditionnels. Cette nouvelle forme d’organisation du travail a poussé les entreprises à reconsidérer l’utilisation de leurs espaces de bureau et à adopter des modèles plus flexibles comme le flex office. Ce mode de management combine le travail à distance et en présentiel de manière efficace.
Avantages du Flex Office pour l’entreprise et le salarié
Le flex office permet aux employés de choisir leur espace de travail en fonction de leurs besoins, qu’il s’agisse de :
- collaboration,
- concentration,
- détente.
Ce modèle maximise également l'utilisation des bureaux. Ce concept réduit donc l’utilisation des espaces inutilisés et des coûts immobiliers pour les entreprises utilisatrices. Les espaces de travail modulables peuvent être reconfigurés facilement pour répondre aux besoins changeants de l’entreprise et des employés. En éliminant les postes de travail fixes, le flex office favorise aussi les interactions entre les employés de différents départements. Cela stimule ainsi l’innovation et la créativité au sein de l’organisation.
Ce mode de management de plus en plus plébiscité limite aussi les dépenses de l’entreprise pour ce qui est de la consommation d’énergie et des charges liées aux équipements. Le flex office est une solution indiquée pour marquer l'engagement des sociétés dans une démarche RSE puisque la mutualisation réduit l’empreinte carbone des entreprises.
Comment réussir la mise en place du flex office dans votre entreprise ?
Pour bien vivre le flex office, l’on doit communiquer en amont avec les collaborateurs afin de s’assure que les attentes et les règles sont clairement définies et acceptées. Une planification est nécessaire pour permettre le bon fonctionnement de ce modèle, qui passe par le recours à des outils de gestion des espaces de travail. On peut aussi miser sur l’aménagement de casiers personnels pour ranger les affaires personnelles.
Les aménagements en espace dynamique supposent aussi que des espaces communs soient à disposition. Le gain de postes de travail traditionnels doit être compensé par ces espaces plus informels dédiés notamment à la collaboration. Tout employeur doit penser à ce détail pour donner vie à son projet de desk flexible en entreprise.