Télétravail, digitalisation…comment la MGEN a transformé son organisation du travail post-Covid

Du haut de ses 10 000 collaborateurs et de ses 4 millions de personnes protégés, la Mutuelle Générale de l’Education Nationale (MGEN) fait partie des paquebots des entreprises tertiaires. À l’instar de ses semblables, la mutuelle émanant du group Vyv s’est trouvée confrontée à l’inédit lors de la crise Covid. Alors que la culture d’entreprise reposait sur une logique très présentielle, il a bien fallu s’adapter à marche forcée durant les périodes de confinement et de jauges de présence.

Jusqu’en 2020, moins de 300 collaborateurs télétravaillaient ponctuellement, sur environ 5 000 potentiellement éligibles (essentiellement les fonctions administratives). Les postes de travail étaient, pour une large part, des PC fixes traditionnels. Lors des confinements, cette configuration du parc matériel a évidemment entraîné des difficultés.

Adapter le SI à un accès externe

Premier problème : ouvrir le système d’information sans mettre en danger des données très sensibles, dans un contexte de cyberattaques nombreuses et particulièrement virulentes. Concernant les centres de gestion, la MGEN utilisait déjà la virtualisation des postes de travail sous Citrix. Il a suffi à la DSI d’étendre cette solution à l’ensemble du parc pour qu’un simple navigateur permette de continuer de travailler à l’extérieur des bureaux. La mutuelle a cependant accru la sécurité en activant la fonction de double authentification proposée par Citrix, avec le smartphone de l’utilisateur.

« Il nous a fallu une quinzaine de jours pour construire notre nouvel accès et environ trois semaines pour déployer auprès des utilisateurs parce qu’il fallait contacter chacun et lui expliquer, relate Arnaud Méjean, DSI de la MGEN. Pour l’anecdote, à l’ouverture, nous avons eu un problème de sécurité : tout a été bloqué car notre cybersécurité trouvait anormal ce surcroît brutal de connexions provenant de l’extérieur… Nous avons bien sûr corrigé ce point très vite. »

Le DRH de la MGEN, Frédéric Pauthier, relève qu’il a fallu accompagner les collaborateurs, grâce à la mobilisation de 300 membres de la DSI. « Globalement, les foyers de nos salariés étaient équipés en accès Internet, mais, en revanche, beaucoup de foyers ne disposent que d’un seul PC », précise-t-il. De quoi engendrer des situations délicates au plus fort des confinements, lorsque les salariés de la MGEN étaient pris entre le marteau (leur journée en télétravail) et l’enclume (la cohabitation avec un enfant privé d’école et un conjoint lui aussi banni de son bureau). « Nous avons formé en quelques semaines 700 managers à encadrer le télétravail et adapter les taches individuelles pour tenir compte, par exemple, que le salarié ne pouvait se connecter que quelques heures par jour », se félicite Frédéric Pauthier.

À l’issue du premier confinement en juin 2020, les salariés sont revenus sur site, mais la mutuelle anticipait un retour de l’isolement. Celle-ci a donc décidé de lancer un marché pour doter tous ses salariés de postes professionnels pouvant être utilisés à domicile. Dell étant un fournisseur des PC de la MGEN, la mutuelle s’est spontanément tournée vers lui.

5 000 collaborateurs, 5 000 sites de livraison

Habituellement, la DSI de la MGEN commandait ses ordinateurs par palettes et réalisait la masterisation en interne avant que l’utilisateur ne vienne chercher son poste de travail. Avec la crise sanitaire, la mutuelle a totalement changé son fusil d’épaule : Dell a été mandaté pour réaliser toute la configuration en usine et assurer les livraisons, à domicile ou en point relais. « 5 000 collaborateurs, c’est 5 000 sites de livraison et 5 000 problèmes différents », résume Jean-Paul Nussbaumer, vice-président & General Manager Enterprise France chez Dell Technologies.

Le budget de l’opération a été de 5 à 7 millions d’euros.

Question coût, « le budget de l’opération a été de 5 à 7 millions d’euros, mais, comme les projets avaient été arrêtés, le budget informatique global de la MGEN est resté constant, confirme Arnaud Méjean. Les investissements consentis étaient plus ou moins prévus, mais ils auraient dû être étalés sur plusieurs années. La crise a obligé à basculer sur la nouvelle architecture et les nouvelles habitudes en quelques semaines. »

Les acquis de la crise perdurent

En tenant compte de l’expérience acquise à l’occasion de la crise sanitaire, la MGEN a signé un accord de télétravail en janvier 2022. Chaque collaborateur éligible, en concertation avec son management, peut désormais choisir de télétravailler jusqu’à 110 jours par an, avec un minimum de présence de deux jours par semaine.

Chaque collaborateur éligible peut désormais choisir de télétravailler jusqu’à 110 jours par an.

Outre un dédommagement forfaitaire de 200 euros pour l’équipement (chaise, bureau…), chaque jour télétravaillé ouvre droit à 2,5 euros d’indemnité pour couvrir les frais d’électricité, chauffage, etc. Cette nouvelle organisation doit permettre de pleinement profiter de la rénovation du siège, puisque les 7 000 m² du Kremlin Bicêtre abritant la DSI sont abandonnés et tout le siège va être concentré sur le site rénové de Montparnasse de 20 000 m². Désormais, outre le télétravail, la règle sera aussi le flex office limité, chaque service disposant d’un espace dédié.

Poursuivant son accompagnement, Dell propose à la MGEN un site marchand en marque blanche, aux couleurs de la mutuelle, auquel les salariés peuvent se connecter et commander le matériel dont ils ont besoin au sein d’un catalogue prédéfini en fonction de son profil. Si le service peut prévoir de la récupération de matériel, du reconditionnement et du réemploi, mais la MGEN a préféré une autre solution : effacer les données des machines réformées avant de faire don du matériel à la Fondation Abbé Pierre. Main dans la main, la DRH, la DSI et Dell ont réussi à faire prendre un virage à la MGEN et ses collaborateurs en termes d’organisation du travail.